項目背景

行業管理特點分析

醫藥流通企業一般也稱為藥品經營企業，必須取得藥品經營許可證和GSP證書，才能從事藥品經營活動。根據經營形態的不同，一般將醫藥流通企業劃分為以下幾類：

n  藥品批發企業：包括綜合性藥品批發企業、現代物流藥品批發企業和專營某些類別藥品的批發企業。

n  藥品連鎖零售企業：實行連鎖模式經營的藥品零售企業。連鎖企業零售的配送中心一般按照批發企業的要求管理，并對連鎖門店購進、銷售及藥品質量進行統一管理，但一般不得向本企業連鎖門店以外的單位配送藥品。

n  單體零售企業：非連鎖模式經營的藥品零售企業。

信息化歷程

2003年底－2008年年底，由公司人員先后自主開發了網上訂貨系統、日常費用報銷系統、商業流向系統等，以滿足財務收款、商務部人員費用報銷以及追蹤商業流向等。

2008年，使用用友軟件公司的U6系統，管理財務總賬和報表，處理公司的財務數據，以及對內、對外的報表數據。

隨著公司2009年在深圳證券交易所創業板的掛牌上市和業務量的飛速發展，現有管理手段已經不適應企業的管理需求和發展，所以多方面 啟用ERP信息系統。

于2010年9月，紅日藥業與用友軟件正式簽訂ERP服務合同。

2010年9月26日正式開始實施至2011年6月28日完成，共歷時9個月左右的時間，項目分2期實施：

項目一期：2010年9月26日－2011年3月18日；

項目二期：2011年3月18日－2011年6月28日。

2012年上半年啟動CRM系統，多方面 實施客戶關系管理系統，進行客戶的精細化管理。

2014年紅日集團成立紅日康仁堂銷售公司，對集團中各子公司的藥品銷售業務進行整合管理，按照新版GSP要求啟動U8-GSP信息化系統，并通過了GSP體系認證。

信息化關鍵目標

統一信息平臺，~信息孤島：強化了部門間運作，保證原始數據準確單一完整，真正實現通過數據共享完成信息交流與傳遞，提高了工作效率。

固化優化業務流程，實現較 佳物流體系：用友U8解決方案提出“通過流程管理業務”的理念，把企業的管理決策通過系統固化到業務流程中，打造出較 適合企業的物流管理體系，企業的管理策略得以有效執行。

建立效率高 藥品質量~監控體系：醫藥企業下屬還設有藥品銷售公司(獨立法人的藥品經營企業) ，按我國相關法規要求，企業采購、銷售和儲存藥品等業務和企業內部的一些日常管理必須遵循GSP的管理要求。新版GSP 更是要求藥品經營企業必須用軟件按照GSP的要求來管理企業的進、銷、存業務。為了符合相關規定和滿足日常管理的需要，經營公司與生產企業的帳套須保持相互獨立的應用，即經營企業的信息化規劃除GSP之外也包括財務、供應鏈等內容。

借助ERP系統，梳理、優化業務流程：ERP不只是為了滿足各個部門的業務需求，而應該是從整體管理目標和需求的層面，去多方面 整合優化各部門的業務及流程，從而達到企業整體的效率優化、關鍵業務點控制，因此企業管理者希望借助ERP應用，能夠結合企業的實際業務重新梳理流程，把冗余的流程進行優化，實現各個業務優秀管理與控制。

應用部署

模組名稱	部署模塊	應用部門
財務會計	總賬	財務部
	應收管理
	應付管理
	UFO報表
供應鏈管理	銷售管理	采購部、商務部、物流部
	采購管理
	庫存管理
	存貨核算
	資質管理	質量管理部
	GSP質量管理

 

 

總體業務架構

總體流程：

n  提高部門效率并不等于提高企業整體效益，局部流程優化也不等于整體流程優化。省醫藥需要建立完整的信息化管理系統，做到來源單一、實時共享，并覆蓋整個業務流程。用友ERP強化了部門間的協同運作，有力保證了原始數據的準確、真實、完整，起到很好的事中管理與控制作用，進而使采購和銷售、采購、倉庫與財務之間賬賬相符、賬證相符，真正實現通過數據共享完成信息交流與傳遞，提高了工作效率。

n  企業經營活動是由一系列連貫又交錯的業務流程來實現的，如果上下游信息流程脫節，就可能出現錯失銷售機會或庫存積壓過高的情況。用友ERP解決方案提出“通過流程管理業務”的理念，把企業的管理決策通過系統業務流程的調整和相關參數的控制，固化到從采購合同到銷售出庫的業務流程中去，在打造較 適合企業的物流管理體系的同時也使得企業的管理策略得到有效的執行。

GSP規范業務流程：

n  U8遵循GSP管理規范的要求，從首營審批開始，覆蓋藥品的采購、儲運、養護、銷售等全部業務流程，提供了一個效率高 的藥品質量~監控體系：一方面從源頭上確保購進藥品的質量~；另一方面一旦發現藥品存在質量問題時，又能及時、的進行業務追溯，并進行有效的控制。

 

關鍵業務場景

全過程的批次管理

在手工管理的模式下，要嚴格按照這樣的要求來做，對庫管人員的要求很高，需要將所有批次全部以紙形式記錄下來，工作效率比較低。

建立信息化系統后，庫存物料的批次管理和效期管理變得輕松有效，批次信息和有效期等信息只需要在入庫環節錄入一次，以后的出入庫就只需要核對是否準確即可，不需要再重復錄入，而且系統出庫時能自動根據批次信息遵循先進先出的原則發貨，大大提高了用戶的作業效率。通過系統的效期管理不僅相關業務部門都可以方便的看到庫存物。而且對于近保質期的物料可以隨時預警，提醒倉管人員盡快處理。

n  嚴格入庫批次記錄

紅日銷售公司針對成品業務相關的所有物料都實行嚴格的批次管理，入庫時，對物料都根據公司規定生成批次號，在倉庫中進行批次管理。

n  批次自動先進先出

產成品出庫時，都按照批次先進先出自動匹配批號，做到了先入庫的批次先出庫。

n  近效期物料預警

對于有效期管理的物料，設置定期保質期預警，提醒倉庫人員及時檢查物料的效期，做出正確的處理，對于失效的物料肯定不能再投入使用或銷售。

先款后貨銷售業務控制

n  收款信息自動傳遞

紅日藥業對于一些普通客戶，銷售都采用現款后貨業務模式。即客戶在要貨時，需要先將款打到紅日，財務收到款后，通知商務部，商務部才下銷售訂單，通知倉庫發貨。

手工狀態下，商務部人員一天要幾趟去財務，查看到款情況。然后根據客戶的到款情況，再電話通知倉庫發貨。

使用系統以后，客戶打款后，會將打款憑據傳真到紅日商務部，商務部人員在系統中錄入收款單，財務收到款后審核收款單。這樣商務人員和財務人員共享同一張收款單，財務審核時，商務人員看到信息，就知道哪筆款已經到了。

n  先款后貨控制

商務人員開具銷售訂單，在銷售訂單中選擇收款單號，發貨單審核時，會檢查發貨單金額和收款單對應的未核銷金額，如果發貨單金額小于收款單未核銷金額，發貨單不允許審核，這樣控制，有效控制了客戶先款后貨的業務。

首營管理

根據 GSP 規范，醫藥企業在*次向醫藥生產廠商采購或向客戶銷售時，需要進行首營企業/品種/客戶的審批，首先由相關人員提出申請，填制首營審批表，連同提供的基本資料提交領導進行審批。

資質管理

按照GSP規范的規定，需對客戶、供應商等進行嚴格的資質管理，若資質即將到期或已經過期需要系統對相關人員進行預警提示，同時出現資質過期的客戶、供應商控制無法進行相關業務。

資質審批表可跟首營審批表自動生成，也可手工維護，選擇控制效期后維護到期日，系統會自動生成預警信息。

設置采購、銷售相應單據進行效期控制，并勾選控制單據，若單據保存時該供應商或客戶自知道資質到期則彈出提示，不允許單據保存。

采購入庫GSP質量檢驗管理

根據GSP規范的規定，藥品采購入庫必須進行嚴格的質量檢驗記錄方可辦理入庫。

采購到貨后，必須有質檢人員在GSP質量管理模塊進行藥品采購入庫質量驗收記錄，合格品方可入庫，相應歷史記錄可以在列表中查詢，以便進行質量追溯。

銷售出庫復核及運輸管理

按照GSP規范的規定，藥品銷售出庫必須由質檢人員進行出庫復核，并保留復核記錄，方可出庫，同時對藥品運輸信息進行記錄。

出庫質量復核記錄可根據銷售出庫單生成，維護質檢員的批示信息。

藥品出庫的同時按照GSP規范的規定需生成藥品運輸記錄單，記錄運輸方式，車輛信息，駕駛員信息，以及客戶接收日期。

在庫藥品養護管理

對于需要定期養護的藥品，在檔案中維護養護周期等相關信息，系統可自動生成藥品養護計劃，并進行預警提醒，同時可參照養護計劃生成在庫品質量養護檢查記錄單。